第二节 设定不同等级的优先权（1 / 2）

第二节 设定不同等级的优先权

2018-04-15 作者： 杨玉柱

第二节 设定不同等级的优先权

伯利恒钢铁公司的总裁曾向艾维李委托请教提升工作效率的方法。Www.Pinwenba.Com 吧艾维李给出这样的建议：确定各项需处理的工作任务；将其优先顺序写于纸上；根据照纸上所写的顺序，从第一件开始去执行。

总裁对于这3个建议将信将疑，但仍然按照要求将翌日所需处理的工作预想一遍，从第一到第六项排好优先顺序，然后写在一张纸上，翌日到公司照本宣科地执行。结果，他惊奇地发现：工作效率明显提高。

能将6个事项全部完成的人几乎少之又少。但如果完成了前4项工作，那么，已经完成了最重要或较重要的工作，工作效率自然得以提高。

3步建立工作优先权

确定工作优先级别，建立时间表，让精力持续专注于主要职责，这是建立工作优先权的重要方法。在华为，管理者和员工们为建立科学的工作优先权，通常遵循以下3个步骤。

有效安排计划表

清楚个人职责的现有价值后，管理者和员工们会计算团队或个人完成工作所需的时间，并为每项职责确认两个数值：

每个月花在工作上最少而有效的精力——若少于这项数值，将无法完成任何工作。

每个月花在职责上最适宜且有效的精力——这项数值可以平衡我们所耗费的精力。

在华为的一次时间管理培训中，员工张克（化名）提出一个问题：如果计划提高专业技能水平，那么如何使用适宜的时间？培训师建议他每个月最少使用5个小时。如果使用的时间太少，可能无法赶上进度。而最适合的时间是10个钟头，这足够让张克应对工作里的变化。

然后，建立最少且最适宜的精力分配法，以免将过多或过少的注意力放在一项职责上，也就限定了所需的时间，使任务执行者尽快达成目标。

合理分配精力

确定个人的职责、理想的时间和优先权后，管理者或员工会计算并分配对每一项目应耗费的注意力，使整个团队或个人专注于最重要的职责工作，并利用剩下的时间去做那些较不重要的工作。这种方法使其自主控制时间，并完成更多的工作，避免了大量的工作时间为琐事所占据的情况。

时间预算：了解优先选择的工作任务、员工个人潜力和所需的时间。然后，每个月写下的估计时间。

立即调查：根据岗位职责来分配时间，及时做出必要的、适当的调整。采取适当的分配是最好的方式，因为分配越完善，工作效率越高。

随后调整：调整事先所做的分配，最大限度地减少相对不重要的工作任务。新方法产生有效影响后，每个月将节省更多的时间。

持续的工作

拟出履行主要职责的计划后，管理者或员工即可心无旁骛地采取行动，用心处理重要的任务，因为精力的持续专注是提高效率的关键。

不间断地工作：将一星期后的任务，在日历上做出标记。这些标记代表着管理者或员工对每项职责的时间安排。待一项职责任务完成后，再接下去完成另一项职责任务。

不改动原时间表：事先确定不间断的工作时间，可帮助管理者或员工在期限截止前做好所有重要事务，并维持一个工作流程，避免工作草草收尾的情况。

评估自己的表现：定期进行自我反省，确认自己是否始终坚定不移地向一个目标迈进，并参照当前的工作方式，去核查所取得的成果是否合乎要求。为了得到更精确的结果，可以针对履行职务、及时完成工作、有效地分配精力、对新方式的满意程度以及本月成就等项目给自己打分。

用5个问题设定优先级别

任正非有句名言：“做要事而不是做急事。”他的这种工作习惯影响着身边很多人。时间管理培训师也提出了这样的建议：在工作开始前，必须先弄清什么是最重要的事，什么是最应该耗费最大精力去重点做的事。若想做到这一点，要弄清5个问题：

我需要做什么？

要分清缓急，弄清自己需要做什么。对于重要的工作任务，必须确定其是否一定要做，或一定要由自己去做。对于非做不可，但并非一定要自己亲自完成的工作任务，可以委派他人操作，自己负责监督即可。